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[Case] Automação e eficiência nas operações financeiras: como a Gesplan mudou a realidade da controladoria da Japungu

18 Outubro 2023

Responsável por seis usinas nos estados da Paraíba, Goiás e Minas Gerais, o Grupo Japungu usa a cana-de-açúcar como matéria-prima para a produção de açúcar, etanol e energia, contando com altos padrões de qualidade de produção e resultados cada vez melhores.

Os números da empresa são surpreendentes: 3,5 milhões de toneladas de cana a cada safra, produzindo 5 milhões de sacos de 50kg de açúcar, 120 milhões de litros de etanol e 70 milhões de MW/h em energia. Além disso, conta com viveiros florestais com mais de 100 mil mudas de árvores nativas, frutíferas e exóticas.

Tamanha abrangência requer soluções especializadas para lidar com operações financeiras diversificadas e, a administração de todos os contratos de forma manual como a Japungu fazia, acabava por gerar mais desafios do que o esperado, impactando diretamente na credibilidade dos resultados.

Diante o cenário, André Luís Estábile, Gerente de Controladoria da empresa que já conhecia a Gesplan há mais de 15 anos devido a outras experiências que teve ao longo de sua carreira, resolveu contatar-nos novamente para aprimorar o seu trabalho e de sua equipe através da solução de operações financeiras.

 

O desafio: sair do manual para processos automatizados, integrados e seguros

Mesmo com um faturamento anual que ultrapassa os R$ 700 milhões, toda a gestão de contratos na Japungu era realizada em planilhas de forma manual. Isso envolvia o acompanhamento de operações diversas, incluindo financiamentos, checagem dos bancos, extratos, contratos de consórcio – que são muito comuns em usinas – entre outros tipos de transações.

O problema é que por conta do alto volume de dados, a equipe da controladoria fazia a evolução de cada contrato e realizava os pagamentos de acordo com a demanda dos bancos, mas não conseguia prever esses valores, realizando a apropriação de juros, por exemplo. Além de demandar mais tempo de trabalho, isso gerava falta de assertividade, segurança e visibilidade sobre os valores das dívidas.

Segundo André, a segurança das informações sempre estava em xeque: “Fazíamos tudo através da planilha, de forma manual, desde a evolução do financiamento até a checagem do banco ao extrato, para ver se estava condizente. [...] Era trabalhoso e não tinha a garantia da assertividade. Havia uma dúvida se os valores realmente estavam corretos.”

 

O que a Japungu buscava: maior assertividade nos valores de taxas, hedges, amortização e juros dos contratos

Diante dessa realidade, a Japungu buscava em primeiro lugar, levar mais assertividade aos valores de taxas, hedges, amortização e juros dos contratos. A ideia era ter dados claros e confiáveis e uma previsão dos pagamentos que seriam realizados, empoderando a controladoria para realizar o planejamento estratégico das finanças e uma gestão de contratos eficaz.

Nas palavras de Estábile, a equipe buscava uma forma de sair da “solução caseira” atual para utilizar uma tecnologia que proporcionasse estabilidade e confiabilidade ao trabalho do seu time: “como diz aquele ditado da administração: você não consegue gerir aquilo que não mede. A subjetividade leva a muitos erros. Uma empresa do nosso porte precisa ter um software confiável e ter informações que permitam tomar decisões de investimento. Tenho que saber como está o meu fluxo de caixa de forma assertiva. Nosso ramo é dinâmico, a usina gasta milhões por dia – tem que ter gestão e controle”, comentou.

Além disso, para a própria corporação como um todo, ainda era essencial melhorar os padrões de segurança da gestão de contratos a fim de cumprir com as exigências de compliance. André também necessitava proporcionar uma melhor visão financeira para a diretoria, de modo com que o conselho pudesse acompanhar a situação da empresa em tempo real.

 

A solução: tudo que a Japungu precisava para elevar a eficiência dos seus processos estava no software Gesplan para operações financeiras

Com uma experiência de mais de 15 anos e resultados bem-sucedidos em outras empresas, André Luís sabia que os desafios que o Grupo Japungu enfrentava seriam facilmente solucionados com a Gesplan. Assim, foi escolhida a Solução de Operações Financeiras, que além de automatizar os processos de gestão de contratos e pagamentos, ainda trouxe o que a corporação mais buscava: assertividade. 

“Um dos principais motivos para migrarmos para um software com a gestão mais segura foi exatamente a assertividade dos valores”, completou Estábile.

Entre as funções do software Gesplan, o monitoramento e controle da liquidez das operações, endividamento e exposição cambial foram os recursos que mais chamaram a atenção da companhia. A eles, somaram-se a sincronização de cotações e taxas junto às principais instituições e agentes reguladores do mercado financeiro, simulação de cenários, relatórios gerenciais e controle de fianças bancárias - resumindo, tudo que era necessário para que a Japungu pudesse alcançar um novo nível de eficiência contábil.

“Nós tínhamos como grande dificuldade checar o valor que o banco cobrava, e muitas vezes o banco erra. [...] Então, a Gesplan veio nos ajudar a ter essa conferência, ou seja, a saber se o valor que o banco está cobrando é o valor correto do contrato. Ou, pelo menos, temos base para discutir junto ao banco os valores de amortização e juros.” - Afirma André.

 

Resultados: uma visão integrada e em tempo real de todas as movimentações financeiras

A Solução de Operações Financeiras Gesplan foi implantada entre os meses de Julho e Agosto de 2023 na controladoria do Grupo Japungu. Mas mesmo com pouco tempo de uso, os resultados positivos já começaram a aparecer.

Segundo André, hoje ele já observa:

  • Redução no esforço e tempo dos analistas na gestão das operações financeiras em uma ferramenta automatizada;
  • Melhor visibilidade dos contratos, dívidas e taxas;
  • Maior facilidade para fornecer informações para a diretoria - segundo ele: “O diretor pediu, basta apenas dar um ‘clique’ e ele está com a informação na mão dele”;
  • Maior economia de tempo; e
  • Confiabilidade e segurança das informações.

“A Gesplan veio justamente para mudar a nossa rotina interna e fazer com que as apropriações fossem feitas da forma correta e na data correta.”

André Luís Estábile | Gerente de Controladoria Japungu


Faça como a Japungu e eleve a assertividade da sua gestão com a Solução de Operações Financeiras Gesplan

O software Gesplan para gestão de operações financeiras é uma solução completa em nuvem, que permite gerenciar os contratos de aplicações, empréstimos, fianças, derivativos e mútuos. Seus modelos inteligentes com cotações automáticas do mercado financeiro e cálculos automatizados ajudam a desenvolver processos mais eficientes, claros e confiáveis.

A solução ainda tem implantação acelerada e conta com integração com os maiores ERPs do mercado - de forma nativa com SAP, Oracle e Protheus, otimizando seu uso e empoderando ainda mais a gestão das finanças.

Quer saber mais sobre as soluções Gesplan para sua empresa? Fale com nossos especialistas.

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