A precisão e controle proporcionados pela tecnologia na elaboração de planejamentos são essenciais para que os setores de controladoria e tesouraria possam realizar seu papel estratégico dentro das empresas.
O planejamento orçamentário é a espinha dorsal das áreas de controladoria e tesouraria, configurando-se como uma atividade indispensável para a organização e saúde financeira de qualquer empresa, afinal, a prática não apenas estabelece diretrizes para a alocação de recursos, mas também desempenha um papel crucial na identificação de oportunidades de crescimento no mercado.
No entanto, se a gestão financeira é pautada apenas em ferramentas manuais, pode se tornar um grande desafio atingir o sucesso esperado nos provisionamentos estabelecidos, principalmente pela falta de informações precisas, a possibilidade de erros e, é claro, o tempo exigido da equipe da área contábil para que tudo seja registrado.
Justamente para contornar esse cenário e entregar a agilidade que os negócios precisam surgem os softwares de automação, uma tecnologia que entra para facilitar o registro e análise de dados, permitindo a criação de planejamentos verdadeiramente eficazes e, por consequência, colocando a controladoria em seu papel de destaque.
Planejamento orçamentário: 4 motivos para implementar uma solução de automação na sua empresa
Uma Pesquisa Global da PwC que avalia o impacto das crises nos negócios revelou que, de 135 empresas entrevistadas, quase a totalidade, ou seja, 98% apresentam planejamentos precários. Isso mostra como esse pode ser um processo desafiador e ainda indica que o uso de planilhas é um dos vilões causadores desse resultado, especialmente pelas dificuldades em consolidar dados, pela alta propensão a erros humanos e pela escalabilidade limitada que o recurso oferece.
Por outro lado, o emprego da tecnologia gera um cenário completamente diferente, já que, além de fazer com que as equipes ganhem agilidade, ainda facilita a inserção de informações e a criação de relatórios determinantes para um planejamento orçamentário estratégico e bem-sucedido.
Mais do que isso, o uso das ferramentas certas de automação pode fazer com que qualquer empresa:
1. Reduza erros
Algo comum no uso de planilhas para realização das tarefas financeiras é o erro humano. Ele acontece devido a inserções incorretas ou, até mesmo, dados imprecisos e confusos. O problema é que isso compromete todos os resultados e, obviamente, o planejamento orçamentário.
O uso de sistemas específicos para o setor financeiro ajuda a minimizar esses equívocos. Isso quer dizer que, além de precisas, as informações são muito mais confiáveis. Outra questão importante é que possíveis inserções incorretas são detectadas com muito mais facilidade, permitindo que o erro seja corrigido o mais rápido possível e não prejudique os resultados posteriores.
2. Tenha uma consolidação de dados simplificada
Informações precisas e confiáveis geram resultados de análise mais robustos – e com a automação isso é alcançado de maneira muito mais simples. Assim, os dados podem ser facilmente utilizados para a interpretação de cenários e para a tomada de decisões estratégicas.
Isso ainda coloca a tesouraria e a controladoria de volta em seu papel estratégico, ajudando-as a superar o investimento em tarefas operacionais e levando-as à importante posição de decisoras dentro da organização, com toda a clareza necessária à análise de dados.
3. Otimize tempo e recursos
Não é novidade que o trabalho financeiro manual demanda muito mais tempo e profissionais para que possa gerar resultados satisfatórios. Assim, contar com a automação ajuda a economizar esses recursos tão importantes. De maneira muito mais simples, os especialistas financeiros ficam equipados com tudo o que precisam para manter um controle assertivo da realidade da empresa e identificar as possibilidades e oportunidades disponíveis.
Como o acesso aos dados também acaba sendo simplificado, os profissionais têm as informações de que precisam em tempo real, elevando seu domínio sobre cada processo e sobre as decisões estratégicas.
4. Eleve a segurança dos seus dados
Por fim, mas não menos importante, está a segurança que a tecnologia oferece à gestão orçamentária. A área de finanças lida com dados e informações extremamente sensíveis; por isso eles devem estar muito bem protegidos de ataques maliciosos e, até mesmo, acessos indevidos.
Os softwares, em sua maioria, contam com criptografia, impedindo invasões aos dados registrados em nuvem e ainda permitem que sejam criados perfis de usuários com autorizações personalizadas. Isso quer dizer que cada profissional tem acesso somente àquilo que cabe à sua função. Outra vantagem da automação é o fato de que fica mais fácil detectar acessos indevidos ou inserções incorretas, identificando, inclusive, de qual conta podem ter surgido.
Soluções Gesplan: tornando seu planejamento mais efetivo e integrado
Todas as facilidades advindas da implementação da automação no cenário financeiro criam um ambiente intuitivo e orientado aos negócios, tornando não só a criação de planejamentos mais assertivas e certeiras, como também capacitando as equipes para cumprir com o que foi estipulado ao longo do ano ou até mesmo agir rapidamente diante acontecimentos inesperados.
No entanto, esses benefícios só vão ser sentidos se houver a escolha de parceiros que possuem expertise no assunto e nesse cenário, a Gesplan se destaca, desenvolvendo softwares completos para tornar a rotina das equipes mais eficaz e decisiva em diversas áreas da gestão orçamentária.
Uma delas é a Solução para Fluxo de Caixa. Ela permite fazer o acompanhamento de entradas, saídas e liquidez, informações essenciais para criar um planejamento orçamentário completo. Além disso, com a integração das mais diversas fontes de informações, permite acompanhar as contas correntes com eficácia, realizar conciliações bancárias e automatizar a contabilização de tarifas e transferências entre bancos.
Entre algumas das principais funções dessa solução estão:
- Análises e comparativos com simulação de cenários;
- Controle do fluxo de caixa em periodicidade diária, semanal, quinzenal e mensal;
- Gerenciamento de Mútuos e Cash Pooling, com transferência automatizada entre contas correntes;
- Geração de lançamentos futuros com base em orçamentos de caixa;
- Cálculos de variação cambial entre contas correntes de múltiplas moedas.
A Solução Gesplan para Planejamento e Orçamento também é uma grande aliada do planejamento orçamentário, agregando todos os benefícios da tecnologia para garantir mais segurança, otimização de tempo e recursos, redução de erros e consolidação de dados para uma análise assertiva e estratégica.
O sistema permite consolidar as informações financeiras e orçamentárias de toda a empresa, levando à criação de simulações, modelagens e acompanhamento de cenários. Com os dados dispostos em nuvem, facilita o acesso e a visualização de toda a estrutura e simplifica a rotina da tesouraria e da controladoria automatizando processos operacionais.
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