Por mais inesperado que pareça, ainda há muitas equipes de tesouraria que fazem seus controles por meio de planilhas eletrônicas. Até pouco tempo, talvez fosse suficiente, mas agora, com a tesouraria assumindo um papel estratégico, não mais.
Com a tecnologia inovadora amplamente disponível, de baixo custo e fácil de implementar, já é possível superar o uso de planilhas e ter uma gestão mais orientada por dados, mais inteligente e eficiente.
Essa é a reflexão que trazemos neste artigo. Entenda por que as planilhas de Excel não passam mais do que uma falsa sensação de autonomia para o seu time de tesouraria!
Planilhas são onerosas e consomem o tempo dos profissionais
As planilhas usadas na tesouraria, além de onerosas e prejudiciais ao desempenho da equipe, oferecem riscos à integridade das informações, o que faz com que os esforços de conformidade e estratégia estejam em constante suspeição.
Com planilhas, os profissionais controlam os fluxos de atividades de maneira manual. Além disso, faz com que os dados tenham vários “donos”, dificultando a integração das informações corporativas e aumentando os riscos de erros e a frequência dos retrabalhos.
Para empresas com relacionamentos bancários, várias contas em diferentes bancos e em várias regiões, isso significa que quase metade do tempo do analista de tesouraria pode ser gasto na conciliação de extratos bancários. Falta automatização desse processo.
Na ponta do lápis, manter a operação de tesouraria ancorada em planilhas de Excel também custa muito dinheiro.
Estamos falando de gastos com a folha de pagamentos, pois é necessário uma equipe muito maior quando não há automatização de processos.
Os profissionais da tesouraria gastam muito tempo manuseando dados, o que os torna excessivamente operacionais e pouco analíticos. Lá na ponta, isso também prejudica a competitividade da área e do negócio como um todo.
Planilhas eletrônicas prejudicam os esforços de Compliance da tesouraria
Usadas para capturar, rastrear e reconciliar dados por anos, as planilhas se tornaram tão complexas, interligadas e amplamente usadas, que os profissionais de tesouraria e finanças não conseguem pensar em um método alternativo para se desvencilhar desse emaranhado.
Desde erros nos dados com informações incorretas ou ausentes, até falhas mais complexas em nível de fórmula e macro. A aplicação de planilhas defeituosas em uma função de tesouraria ou finanças pode trazer riscos operacionais, que podem levar a graves consequências. Com a constante aprimoramento da regulação e da fiscalização, esses erros podem gerar multas bastante onerosas.
Portanto, não é exagero dizer que as planilhas são inimigas do programa de Compliance das empresas, pois este precisa gerar a confiança de que tudo está sendo coordenado de maneira isenta e segura na tesouraria e em outros departamentos.
Planilhas aumentam os riscos para a tesouraria e para o negócio como um todo
Fraudes internas e externas, riscos de segurança cibernética, segurança da informação e privacidade de dados são as principais preocupações das organizações no mundo digital de hoje.
As planilhas possuem mecanismos de segurança mais básicos e têm medidas de autenticação limitadas (ou nenhuma). Esses recursos só são encontrados em sistemas mais robustos, integrados e desenvolvidos especificamente para a área da tesouraria com mecanismos técnicos apropriados.
Também não se pode ignorar problemas de segurança causados por erro humano. Particularmente em termos de múltiplos arquivos não rastreáveis; qualquer pessoa com acesso pode criar uma cópia.
Criptografia de dados, autenticação multifatorial, controles sofisticados de acesso do usuário e filtragem de IP são apenas alguns dos sofisticados recursos de segurança encontrados um bom sistema de tesouraria. Só assim é possível ter a segurança de que o time da tesouraria está preparado para impedir e eliminar atividades ilícitas ou invasoras.
É preciso superar as planilhas e investir em um bom sistema de tesouraria
Em tempos de transformação digital, nenhuma empresa pode alegar que não elimina o uso de planilhas eletrônicas porque os investimentos em tecnologias integradas são muito altos.
Com a computação em nuvem, os custos são muito menores. Além disso, um bom sistema gera retornos muito rapidamente.
Ao superar o uso de planilhas na tesouraria, a empresa torna a área muito mais produtiva, eleva a gestão orientada por dados, reduz erros e retrabalhos, além de mitigar muitos custos em médio e longo prazo.
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Aqui na Gesplan, nós desenvolvemos o WFN Cash, um sistema especializado para tesouraria que integra informações de diversas fontes e permite monitorar e analisar todas as movimentações financeiras, entradas, saídas, receitas e despesas.
O WFN apoia as demandas de tesouraria garantindo controle de contas correntes, conciliações financeiras e bancárias, contabilização de despesas e tarifas e a gestão diária de caixa.
O sistema considera as movimentações previstas, realizadas e orçadas, dando ao gestor e ao time uma visão ampla — ou detalhada, quando necessário — do fluxo de caixa. Ajuda a garantir o cumprimento dos objetivos de curto, médio e longo prazo e uma gestão financeira mais inteligente; por exemplo, fornecendo maior acuracidade na análise de ocorrência, tendências e cenários alternativos.
Em resumo, com a certeza de que os dados são inseridos, processados e analisados em tempo real, os processos de tesouraria se tornam mais inteligentes.
Na sua gestão de tesouraria, as planilhas eletrônicas ainda estão presentes? O que você achou da reflexão que trouxemos aqui? Solicite agora mesmo uma demonstração do WFN Cash e veja como podemos ajudá-lo a tornar sua operação automatizada e ainda mais inteligente!
