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Planilhas eletrônicas na tesouraria: elas estão prejudicando o desempenho da sua equipe

09 Junho 2020

Por mais inesperado que pareça, ainda há muitas equipes de tesouraria que fazem seus controles por meio de planilhas eletrônicas. Até pouco tempo, talvez fosse suficiente, mas agora, com a tesouraria assumindo um papel estratégico, não mais. 

Com a tecnologia inovadora amplamente disponível, de baixo custo e fácil de implementar, já é possível superar o uso de planilhas e ter uma gestão mais orientada por dados, mais inteligente e eficiente.

Essa é a reflexão que trazemos neste artigo. Entenda por que as planilhas de Excel não passam mais do que uma falsa sensação de autonomia para o seu time de tesouraria!

Planilhas são onerosas e consomem o tempo dos profissionais

As planilhas usadas na tesouraria, além de onerosas e prejudiciais ao desempenho da equipe, oferecem riscos à integridade das informações, o que faz com que os esforços de conformidade e estratégia estejam em constante suspeição.

Com planilhas, os profissionais controlam os fluxos de atividades de maneira manual. Além disso, faz com que os dados tenham vários “donos”, dificultando a integração das informações corporativas e aumentando os riscos de erros e a frequência dos retrabalhos. 

Para empresas com relacionamentos bancários, várias contas em diferentes bancos e em várias regiões, isso significa que quase metade do tempo do analista de tesouraria pode ser gasto na conciliação de extratos bancários. Falta automatização desse processo. 

Na ponta do lápis, manter a operação de tesouraria ancorada em planilhas de Excel também custa muito dinheiro. 

Estamos falando de gastos com a folha de pagamentos, pois é necessário uma equipe muito maior quando não há automatização de processos.

Os profissionais da tesouraria gastam muito tempo manuseando dados, o que os torna excessivamente operacionais e pouco analíticos. Lá na ponta, isso também prejudica a competitividade da área e do negócio como um todo.

Planilhas eletrônicas prejudicam os esforços de Compliance da tesouraria

Usadas para capturar, rastrear e reconciliar dados por anos, as planilhas se tornaram tão complexas, interligadas e amplamente usadas, que os profissionais de tesouraria e finanças não conseguem pensar em um método alternativo para se desvencilhar desse emaranhado.

Desde erros nos dados com informações incorretas ou ausentes, até falhas mais complexas em nível de fórmula e macro. A aplicação de planilhas defeituosas em uma função de tesouraria ou finanças pode trazer riscos operacionais, que podem levar a graves consequências. Com a constante aprimoramento da regulação e da fiscalização, esses erros podem gerar multas bastante onerosas. 

Portanto, não é exagero dizer que as planilhas são inimigas do programa de Compliance das empresas, pois este precisa gerar a confiança de que tudo está sendo coordenado de maneira isenta e segura na tesouraria e em outros departamentos. 

Planilhas aumentam os riscos para a tesouraria e para o negócio como um todo

Fraudes internas e externas, riscos de segurança cibernética, segurança da informação e privacidade de dados são as principais preocupações das organizações no mundo digital de hoje. 

As planilhas possuem mecanismos de segurança mais básicos e têm medidas de autenticação limitadas (ou nenhuma). Esses recursos só são encontrados em sistemas mais robustos, integrados e desenvolvidos especificamente para a área da tesouraria com mecanismos técnicos apropriados.

Também não se pode ignorar problemas de segurança causados por erro humano. Particularmente em termos de múltiplos arquivos não rastreáveis; qualquer pessoa com acesso pode criar uma cópia.

Criptografia de dados, autenticação multifatorial, controles sofisticados de acesso do usuário e filtragem de IP são apenas alguns dos sofisticados recursos de segurança encontrados um bom sistema de tesouraria. Só assim é possível ter a segurança de que o time da tesouraria está preparado para impedir e eliminar atividades ilícitas ou invasoras.

É preciso superar as planilhas e investir em um bom sistema de tesouraria 

Em tempos de transformação digital, nenhuma empresa pode alegar que não elimina o uso de planilhas eletrônicas porque os investimentos em tecnologias integradas são muito altos. 

Com a computação em nuvem, os custos são muito menores. Além disso, um bom sistema gera retornos muito rapidamente. 

Ao superar o uso de planilhas na tesouraria, a empresa torna a área muito mais produtiva, eleva a gestão orientada por dados, reduz erros e retrabalhos, além de mitigar muitos custos em médio e longo prazo. 

Conheça o WFN Cash

Aqui na Gesplan, nós desenvolvemos o WFN Cash, um sistema especializado para tesouraria que integra informações de diversas fontes e permite monitorar e analisar todas as movimentações financeiras, entradas, saídas, receitas e despesas.

O WFN apoia as demandas de tesouraria garantindo controle de contas correntes, conciliações financeiras e bancárias, contabilização de despesas e tarifas e a gestão diária de caixa. 

O sistema considera as movimentações previstas, realizadas e orçadas, dando ao gestor e ao time uma visão ampla — ou detalhada, quando necessário — do fluxo de caixa. Ajuda a garantir o cumprimento dos objetivos de curto, médio e longo prazo e uma gestão financeira mais inteligente; por exemplo, fornecendo maior acuracidade na análise de ocorrência, tendências e cenários alternativos.

Em resumo, com a certeza de que os dados são inseridos, processados e analisados em tempo real, os processos de tesouraria se tornam mais inteligentes.

Na sua gestão de tesouraria, as planilhas eletrônicas ainda estão presentes? O que você achou da reflexão que trouxemos aqui? Solicite agora mesmo uma demonstração do WFN Cash e veja como podemos ajudá-lo a tornar sua operação automatizada e ainda mais inteligente!

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