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Tesorería: Las hojas de cálculo están perjudicando el rendimiento de su equipo

20 enero 2021

Por insólito que parezca, todavía hay muchos equipos de tesorería que hacen sus controles a través de hojas de cálculo. La famosa “planilla Excel”. Hasta hace poco, esto pudo haber sido suficiente, pero ahora, con la tesorería asumiendo un papel estratégico, ya no lo es.

Gracias a la innovadora tecnología ampliamente disponible, de bajo costo y fácil de aplicar, ahora es posible superar el uso de hojas de cálculo y tener una gestión inteligente, eficiente y basada en los datos.

Esta es la reflexión que traemos en este artículo. ¡Entiende por qué las hojas de cálculo de Excel no dan más que una falsa sensación de autonomía para tu equipo de tesorería!

3 razones por las que tu equipo de tesorería debe abandonar las planillas Excel

Las hojas de cálculo son caras y consumen mucho tiempo

Las hojas de cálculo utilizadas en la tesorería, además de ser costosas y perjudiciales para el rendimiento del equipo, plantean riesgos para la integridad de la información, lo que hace que los esfuerzos de cumplimiento y estrategia sean constantemente amenazados.

Con las hojas de cálculo, los profesionales controlan los flujos de actividad de forma manual. Además, hace que los datos tengan múltiples “propietarios”, lo que dificulta la integración de la información de las empresas y aumenta los riesgos de errores y sobrescritura de información sensible.

En el caso de las empresas con relaciones bancarias, con múltiples cuentas en diferentes bancos y regiones, un analista de tesorería puede dedicar casi la mitad de su tiempo a conciliar los estados de cuenta bancarios. Este proceso carece de automatización. 

Por si esto fuera poco, mantener la operación de tesorería anclada en las planillas Excel también cuesta mucho dinero. 

Estamos hablando de gastos de nómina, porque se necesita un equipo mucho más grande cuando no hay automatización de procesos.

Por último, los profesionales de la tesorería pasan mucho tiempo manejando datos, lo que los hace demasiado operativos y poco analíticos. Al final del día, esto también perjudica la competitividad del área y del negocio en su conjunto.

Socavan los esfuerzos de cumplimiento

Utilizadas para capturar, rastrear y conciliar datos durante años, las hojas de cálculo se han vuelto tan complejas, interconectadas y ampliamente utilizadas, que los profesionales de la tesorería y las finanzas no pueden pensar en un método alternativo para desentrañar esta maraña de datos.

Desde errores debido a información incorrecta o faltante, hasta fallas más complejas con respecto a fórmulas. La aplicación de hojas de cálculo defectuosas en una función de tesorería o finanzas puede entrañar riesgos operacionales y tener consecuencias graves.

Más aún, con la constante mejora de la regulación y la inspección, estos errores pueden generar multas muy costosas. 

Por lo tanto, no es exagerado decir que las hojas de cálculo son el principal enemigo del Programa de Cumplimiento de las empresas, que requiere tener confianza en que todo está coordinado de manera perfecta y segura entre la tesorería y los demás departamentos. 

Aumentan los riesgos para la tesorería y el negocio en su conjunto

El fraude interno y externo, los riesgos de seguridad cibernética, la seguridad de la información y la privacidad de los datos son las principales preocupaciones de las organizaciones en el mundo digital actual. 

Las hojas de cálculo tienen mecanismos de seguridad demasiado básicos y tienen medidas de autenticación limitadas (o ninguna). Lo contrario solo se encuentra en sistemas más robustos, integrados y desarrollados específicamente para el área de tesorería con mecanismos técnicos apropiados.

Tampoco se pueden ignorar los problemas de seguridad causados por el error humano. Particularmente en términos de múltiples archivos imposibles de rastrear; cualquiera con acceso puede crear una copia.

El cifrado de datos, la autenticación multifactor (MFA), los sofisticados controles de acceso de usuarios y el filtrado de IP son solo algunas de las características de seguridad que se encuentran en un buen sistema de tesorería. 

Solo así se puede tener la seguridad de que el equipo de tesorería está preparado para prevenir y eliminar actividades ilegales o intrusivas.

¿Cómo dejar las hojas de cálculo e invertir en un buen sistema de tesorería?

En tiempos de transformación digital, ninguna empresa puede afirmar que no elimina el uso de las hojas de cálculo porque los costos en tecnologías integradas son demasiado elevados. 

Con la computación en la nube, los costos se volvieron mucho más bajos. Además, un buen sistema genera un veloz retorno de inversión. 

Al superar el uso de hojas de cálculo en la tesorería, la empresa hace que el área sea mucho más productiva, aumenta la gestión basada en datos, reduce los errores y la repetición de tareas. Es decir, reduce muchos costos a mediano y largo plazo. 

Conoce WFN Cash

En Gesplan hemos desarrollado WFN Cash, un sistema especializado para la tesorería que integra información de varias fuentes y permite el seguimiento y análisis de todos los movimientos financieros: entradas, salidas, ingresos y gastos.

WFN Cash respalda las demandas del área de tesorería, asegurando el control de las cuentas corrientes, las conciliaciones financieras y bancarias, la contabilidad de gastos y tarifas, y la gestión diaria del efectivo. 

El sistema tiene en cuenta los movimientos planificados, realizados y presupuestados, dando al gerente y al equipo una visión amplia —y detallada, de ser necesario— del flujo de caja. 

Nuestros software también contribuye a garantizar el cumplimiento de los objetivos a corto, mediano y largo plazo, y a que la gestión financiera sea más inteligente. Por ejemplo, proporcionando una mayor precisión en el análisis de los sucesos, las tendencias y los escenarios alternativos.

En resumen, con la certeza de que los datos se introducen, procesan y analizan en tiempo real, los procesos de tesorería se vuelven más inteligentes.

En su área de tesorería, ¿todavía usan hojas de cálculo? ¿Qué le pareció el panorama que presentamos aquí? 

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